疫情之下 | 教你远程办公高效又安全

新冠肺炎疫情防控期间可以说是我国数字化时代最大规模的一次集体远程办公。对于 IT 互联网企业来说,远程办公并不陌生,但对于传统行业来说,远程办公面临着诸多问题及系列隐私数据安全隐患。

不管是远程办公还是传统的办公楼集群式办公都是基于人与人之间的沟通、基于文档获取与协作完成的。对于传统企业来说,远程办公难度更大,它对企业内部及内外部的沟通效率、文件快速获取能力、文档安全性的要求更加高。

本次疫情或将进一步加快线上办公对传统办公模式的替代,它让许多不愿改变的企业主动接受线上办公,当然也暴露出诸多问题。今天,我们就围绕上述的三大核心问题进行探讨,企业到底该如何应对? CORNERSTONE 又可以做些什么?

一、企业内部及内外部沟通问题

企业内部及内外部的沟通问题牵动着文件获取速度及办公安全性的方方面面,可衍生出诸多问题。

当下,许多传统企业仍旧使用 QQ、微信等聊天工具来传输文件,认为上手即用,不需培训,简单方便,实则百弊丛生。

1】通过聊天工具传输资料,不仅有文件大小限制,且一旦过期就被清理掉,易导致重要文件丢失。

2】修改文件版本众多,且多次传递,无法有效沉淀最终价值,效率也大大降低。

3】内外部沟通困难,效率低。通过各软件外发文件需添加好友或需客户下载软件,通过邮件则无法确保外发文件的安全性,特别是方案规划、方案报价等文件。

让沟通更高效:针对这些问题,CORNERSTONE 的消息通知、评论留言、外链共享、WIKI 在线编辑、文件权限、本地同步、历史版本、在线流程审批等功能可共同作用,打破沟通壁垒。

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1、消息通知、评论留言、实时共享

CORNERSTONE 可实时推送消息通知,包括任务状态变更、文档评论、评论回复、文件共享等,消息处理方便快捷。而外链共享可便捷连接外部用户,实现内容文档安全便捷共享给非 CORNERSTONE 注册用户。外链共享支持以外链地址、二维码分享形式。

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以上功能可以直接解决内外部的许多沟通问题。以下功能与“沟通”并不直接挂钩,但可以减少文件的传输需求及衍生出来的沟通需求,提高文件安全性的同时节约时间成本,从根源上提高办公效率。

2、在线编辑、文件锁定、本地同步

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CORNERSTONE 支持 PC,手机端在线编辑,可解决同一文件多次编辑,版本众多的情况,降低出错率,有效沉淀价值信息。本地同步功能则自动将改动内容上传至云端,确保其他成员查看文件时最新版本。

3、历史版本功能

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即使用户的文件不是在线编辑修改,CORNERSTONE 的修订记录功能也可很好解决多版本存储问题。它可对每个文件的修改版本进行精准的定位和过程管理,基于历史版本管理,大大降低本地一个文件多个版本的保存、搜索问题,还可根据实际需要随时恢复到历史版本文件。

4、流程审批

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流程审批功能支持在线发起审批,在线预览,在线查看审批进展与结果,全程审批可视化,审批过程安全。对于疫情期间,审批需求较多的用户来说,简单安全。

二、文件快速获取问题

文件获取的速度直接影响工作进度与效率。

本次疫情导致许多企业无法正常复工,只能远程办公,然而文件无法获取,使得企业连远程办公都举步维艰。对于这类用户,CORNERSTONE 的建议是从现在开始搭建自己的文件库,将文件统一管理,统一存储,轻松实现移动办公、协同办公。

文件获取更简单:针对这一问题,CORNERSTONE 的资源库搭建、文件便捷共享、支持在线预览、上传&下载极速等功能可有效解决。

1、资源库搭建、文件便捷共享

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基于开放云架构,CORNERSTONE 可将分散在员工手上的文件集中统一管理,打造公共资源库。文件支持按照使用场景分类管理,分为部门文件、个人文件、共享文件,不仅方便文件的可视化管理,还可节约文档查找、分享时间,共享方便。

2 在线预览、上传&下载极速

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CORNERSTONE 支持主流文件格式,如 Word、PPT、Excel、TXT、PDF、图片等在线预览,无需下载即可查看,快速或许相关信息。上传下载更是极速。

3、Web、本地部署、手机端
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CORNERSTONE 不仅支持 Web 端,还支持本地部署,除此之外,它支持安卓、iOS 手机端,可在手机上进行便捷操作,处理任务与文件。

三、安全问题

安全问题是企业移动办公的一大痛点。如设计方案、方案报价、财务表这类重要文件,如何在企业内部安全传递是个问题,内外部传输更需谨慎。
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保障文件安全:CORNERSTONE 使用 https/ssl 数据加密传输,保证数据传输的安全性,用户账号敏感信息不可逆加密存储,服务器数据实时备份,保证数据不丢失。

后续,我们将按照行业案例的形式进行 CORNERSTONE 深度分享,看看它在不同应用场景下是如何发挥作用的。

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