工作效率低? 这个锅远程办公不背

疫情仍在继续,每个人为这个社会做贡献的方式,除了做好防控和不必要的恐慌外,我们更应该做好本职工作,以确保社会经济的正常运转,要做到“各司其职”。

从 2 月 3 号开始,越来越多企业选择了远程办公模式。但因为沟通不畅所带来的信息不对称、效率低下,内耗等问题,对管理者和员工都是不小的考验。

远程办公三大疑问:如何远程办公?如何高效远程办公?如何高效协同他人一起远程办公?

别急,这就为大家一个个来解答。

一、如何远程办公?

据阿里统计,2 月 3 日,全国上千万企业、近 2 亿人开启在家办公模式。要进行远程办公,当然最基础的条件是得有互联网,4G 网络、光纤宽带均可,配上一台电脑,我们一起做整条街最靓的仔。

虽然隔着网线无法获知屏幕那端真实的办公情况,但节后复工且远程介入,最切忌将家庭舒适、慵懒、休闲的气息传递至工作中,”穿睡衣、躺被窝、不洗头“宅家三件套必须摒弃。

1、尊重工作的仪式感

在家 ≠放松,高效工作需要一种紧张感,因此,像正常上班一样吧,准时起床,换上正式的衣服,梳洗打扮,让这种工作仪式感迅速带你进入工作状态。

2、不要在休息区域办公

开辟一个办公区域吧,最好是一个远离卧室、沙发和电视的地方,将生活空间与工作空间隔离。

3、时间管理

安排好工作和休息时间:
列出每日待办事项:
有时间节点、有规律、有计划;
避免多任务同时进行:
掌握自己的目标与工作量:
二、如何高效远程办公?

工欲善其事必先利其器,在此次疫情之下,诸多远程办公软件免费开放权限、提升优化基础功能,助力企业共渡难关,如 CORNERSTONE 将为 20 人以下新申请团队开放为期一年的 SaaS 版免费账号,为抗击疫情付出行动。

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远程办公,最需要解决的问题主要集中在:沟通、协作、共享、管理。

沟通:CORNERSTONE 允许两人或多人使用网络实时的传递文字消息、文件、语音与视频交流。

协作:CORNERSTONE 支持在多人之间在线共享、修订或审阅文档。

任务管理:CORNERSTONE 可以进行工作流程、智能门户、考勤管理、人事管理、项目管理、资产管理、合同管理、移动 OA 等多功能的管理。



设计管理:CORNERSTONE 可根据使用者的需求,有计划有组织地进行研究与开发管理活动,包括素材、工具、图库等的管理。

三、如何高效协同他人一起远程办公?

1.明确工作任务

远程工作出于提高协作效率的考量,通常要求工作任务的分配、接收和沟通有更清晰的结构,能够一次阐明的,就不再做分散沟通。

一个相对完善的工作任务信息应该包括:任务所指向的目的、任务描述、任务要达成的结果、完成时限、成员构成、包括单一的明确负责人。

任务一旦接受开始执行后,围绕任务执行进度、问题和计划的沟通就要基于这个书面记录。通过统一使用某个任务协作平台,让相关沟通内容能够统一汇总到一起。

2.明确汇报模式

汇报的约定包括汇报频率和汇报内容。频率可以根据工作性质来决定,但汇报内容有个参考的公共方式,那就是工作完成内容(Progress),工作遇到的问题(Problem),以及下一周期的工作计划(Plan)。任何岗位的工作,用这个框架来进行汇报,效果肯定差不了。

另外,工作汇报同样建议在一定范围内公开透明,尽量让所有人都周知每位成员的工作汇报内容。

3.特情处理事先约定

特殊情况如同事生病、受疫情影响、有事要在工作时间离岗等等,这些问题最好都有一个事先的计划和约定。无法事先列举的,也可以有一个综合的解释机制。如果有冲突性任务存在,还需要给出任务优先级。

4.清晰地传达“隔离时期办公约定”

通过各种方式,把隔离期间新的工作任务、办公约定等清晰地传达给团队每一个人。疫情期间的远程办公,远程工具操作、协同沟通预定、时间管理,这也是培训团队成员“自我管理”的好时机。

另外,由于疫情期间部分商业活动的减少或停止,部分公司、员工的工作任务会有很大变化。建议在隔离办公期间,除了日常工作,还可以集中资源于:了解客户需求,开发新的客户。

在这个非常时期,了解清楚客户的处境和重点的需求,对于调整产品服务方式是最直接的指导。此外,根据行业的实际情况,可以通过价格和服务条款给老客户切实的优惠,同时更集中地寻找和获取新客户。

总结:

归根结底,无论是谁都不应忘记,2020 年春节假期后的这个远程办公复工季,是因为疫情的笼罩与蔓延,是举国上下抗”疫“持久战之举。疫情面前无旁观者,让我们不惧未来,共渡难关。

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疫情之下,更需守望相助。若有进一步咨询,欢迎留言。

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