AIQ | 行业必看七大战略及管理工具 SWOT|PDCA|5W2H|SMART|WBS| 二八原则



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SWOT 分析法

  • Strengths:优势

  • Weaknesses:劣势

  • Opportunities:机会

  • Threats:威胁

** 意义:** 帮您清晰地把握全局,分析自己在资源方面的优势与劣势,把握环境提供的机会,防范可能存在的风险与威胁,对我们的成功有非常重要的意义。

PDCA 循环规则

  • Plan:制定目标与计划;

  • Do:任务展开,组织实施;

  • Check:对过程中的关键点和最终结果进行检查;

  • Action:纠正偏差,对成果进行标准化,并确定新的目标,制定下一轮计划。

** 意义:** 每一项工作,都是一个 pdca 循环,都需要计划、实施、检查结果,并进一步进行改进,同时进入下一个循环,只有在日积月累的渐进改善中,才可能会有质的飞跃,才可能取得完善每一项工作,完善自己的人生。

5W2H 法

  • What:工作的内容和达成的目标;

  • Why:做这项工作的原因;

  • Who:参加这项工作的具体人员,以及负责人;

  • When:在什么时间、什么时间段进行工作;

  • Where:工作发生的地点 ;

  • How:用什么方法进行;

  • How much:需要多少成本?

** 意义:** 做任何工作都应该从 5W2H 来思考,这有助于我们的思路的条理化,杜绝盲目性。我们的汇报也应该用 5W2H,能节约写报告及看报告的时间。

SMART 原则

  • Specific 具体的;

  • Measurable 可测量的;

  • Attainable 可达到的;

  • Relevant 相关的;

  • Time based 时间的;

** 意义:** 人们在制定工作目标或者任务目标时,考虑一下目标与计划是不是 SMART 化的。只有具备 SMART 化的计划才是具有良好可实施性的,也才能指导保证计划得以实现。

** 特别注明:** 有的又如此解释此原则:

——S 代表具体 (Specific),指绩效考核要切中特定的工作指标,不能笼统;
——M 代表可度量 (Measurable),指绩效指标是数量化或者行为化的,验证这些绩效指标的数据或者信息是可以获得的;
——A 代表可实现 (Attainable),指绩效指标在付出努力的情况下可以实现,避免设立过高或过低的目标;
——R 代表现实性 (realistic),指绩效指标是实实在在的,可以证明和观察;
——T 代表有时限 (time bound),注重完成绩效指标的特定期限。

时间管理 - 重要与紧急

1

重要且紧急

  • 紧急状况

  • 迫切的问题

  • 限期完成的工作

  • 你不做其他人也不能做

2

重要不紧急

  • 准备工作

  • 预防措施

  • 价值观的澄清

  • 计划

  • 人际关系的建立

  • 真正的再创造

  • 增进自己的能力

3

紧急不重要

  • 造成干扰的事、电话、信件、报告会议

  • 许多迫在眉捷的急事

  • 符合别人期望的事

4

不重要不紧急

  • 忙碌琐碎的事

  • 广告函件

  • 电话

  • 逃避性活动

  • 等待时间

** 意义:** 优先顺序 = 重要性 * 紧迫性在进行时间安排时,应权衡各种事情的优先顺序,要学会“弹钢琴”。

对工作要有前瞻能力,防患于未然,如果总是在忙于救火,那将使我们的工作永远处理被动之中。

任务分解法 WBS

即 Work Breakdown Structure,如何进行 WBS 分解:目标→任务→工作→活动

WBS 分解的原则:

将主体目标逐步细化分解,最底层的任务活动可直接分派到个人去完成;每个任务原则上要求分解到不能再细分为止。

WBS 分解的方法:

至上而下与至下而上的充分沟通;一对一个别交流;小组讨论。

WBS 分解的标准:

分解后的活动结构清晰;
逻辑上形成一个大的活动;
集成了所有的关键因素包含临时的里程碑和监控点;
所有活动全部定义清楚。

** 意义:** 学会分解任务,只有将任务分解得足够细,您才能心里有数,您才能有条不紊地工作,您才能统筹安排您的时间表。

二八原则

巴列特定律:“总结果的 80% 是由总消耗时间中的 20% 所形成的。” 按事情的“重要程度”编排事务优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上。

举例说明:

  • 80% 的销售额是源自 20% 的顾客;

  • 80% 的电话是来自 20% 的朋友;

  • 80% 的总产量来自 20% 的产品;

  • 80% 的财富集中在 20% 的人手中;

** 意义:** 这启示我们在工作中要善于抓主要矛盾,善于从纷繁复杂的工作中理出头绪,把资源用在最重要、最紧迫的事情上。


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